Как подобрать IP-телефонию для офиса и не переплатить за функции

Что заказчику даёт IP-телефония в офисе

Что меняется для заказчика

IP-телефония в офисе отличается от привычной городской связи тем, что голос идёт по той же кабельной сети, что и данные. Отдельная телефонная проводка и пара проводов под каждый аппарат не нужны, рабочее место подключается к обычной розетке СКС. Для заказчика это означает меньше кабельных трасс, меньше кроссов и проще перепланировку офиса.

Сценарии, которые дают практическую отдачу

Единый номер или группа номеров может обслуживать несколько площадок: офис, склад, магазин.

Аппарат переносится вместе с рабочим местом: сотрудник переехал в другой кабинет, и номер переехал с ним, без переключения пар в кроссе.

Как формировать список функций

Перечень возможностей стоит собирать от задач отделов, а не от того, что умеет станция.

Чек-лист для заказчика

• Перечислите площадки и число рабочих мест на каждой.
• Опишите, какие вызовы нужно записывать и как долго хранить.
• Определите, кто и по каким правилам принимает входящие.
• Проверьте, что кабельная сеть выдержит голос вместе с данными.
• Зафиксируйте в ТЗ только нужные функции, без запаса.

Такой подход позволяет не переплачивать за возможности, которыми отделы не пользуются, и получить связь под свои процессы.

Ёмкость и сценарии под ваш объект

Ёмкость системы считают по числу рабочих мест, а не по числу сотрудников в смену. Если в офисе 40 столов, а одновременно работают 25 человек, портов всё равно нужно около 40 плюс запас на рост штата и новые точки: кабинет руководителя, переговорную, ресепшен. К текущему числу рабочих мест добавляют от 15 до 30 процентов портов и лицензий.

Отдельно считают число одновременных разговоров: оно определяет нагрузку на канал и питание аппаратов.

Резерв по портам и лицензиям обходится меньше на этапе проекта, чем расширение после сдачи: доработка на работающем объекте затрагивает кабельные трассы и настройки. В задании на проектирование слаботочных систем сразу фиксируют число портов с запасом, перечень функций и точки установки аппаратов.

• Посчитайте рабочие места по факту, а не по числу сотрудников в смену.
• Добавьте запас от 15 до 30 процентов на рост и новые точки.
• Определите число одновременных разговоров в часы пик.
• Укажите зоны с пылью, влагой и шумом для защищённых аппаратов.
• Опишите связь между подразделениями: цех и офис, зал и кухня, касса и склад.
• Проверьте в проекте запас портов на коммутаторах и питание аппаратов.
• Заложите лицензии на всех абонентов плюс резерв.

Если объект растёт поэтапно, ёмкость разбивают на очереди: сначала закрывают текущие рабочие места, а резервные порты и лицензии оставляют в проекте.

Сеть, кабель и питание для голоса

Почему голос живёт в СКС

IP-телефония не требует отдельной телефонной проводки: аппарат включается в ту же структурированную кабельную систему, что и компьютеры.

Что проверить в проекте СКС

По ГОСТ Р 53246-2008 длина кабеля горизонтальной подсистемы от кросса до розетки не должна превышать 90 м.

Питание аппаратов и запас PoE

Питание через коммутатор требует расчёта мощности и запаса по бюджету PoE.

Пожарная безопасность линий

Кабель для линий систем противопожарной защиты выбирают по ГОСТ 31565-2012 с учётом класса здания.

Чек-лист для заказчика

• Проверьте, что проект СКС учитывает голосовые розетки на каждом рабочем месте.
• Убедитесь, что длины трасс укладываются в 90 м до розетки и 100 м суммарно с патч-кордами, а короткие сегменты не короче 15 м.
• Сверьте категорию кабеля с задачами: для голоса и данных достаточно 5е, для запаса на будущее берут 6.
• Запросите расчёт бюджета PoE с запасом на новые устройства.
• Проверьте маркировку кабеля по ГОСТ 31565-2012 для линий противопожарной защиты с учётом класса здания.
• Потребуйте протоколы испытаний СКС по методам ГОСТ Р 53245-2008.
• Уточните, кто выполняет слаботочные работы и как оформляется исполнительная документация по линиям.

Интеграции и функции, за которые не стоит платить

Интеграции и дополнительные функции часто идут пакетом, и заказчик оплачивает опции, которые на объекте никто не настроит.

Связка с учётной системой полезна там, где менеджеры работают с заявками: вызов открывает карточку клиента с историей обращений.

Голосовые меню и очереди вызовов нужны при потоке обращений: в магазине, ресторане, сервисном подразделении. Связка с домофонией и системой контроля доступа помогает фиксировать вход посетителей и открывать калитку со внутреннего аппарата; установка СКУД в связке с телефонией окупается на объектах с пропускным режимом.

Перед подписанием коммерческого предложения пройдите по пунктам, которые чаще всего остаются без ответа.

• Сколько абонентских лицензий входит в предложение и за какие платите отдельно.
• Можно ли отключить неиспользуемые функции без потери базовой связи.
• Кто на вашей стороне настроит меню, очереди и интеграции после сдачи.
• Есть ли резервный канал и описан ли порядок переключения.
• Как организован доступ к записям разговоров и где они хранятся.
• Какие интеграции реально нужны сотрудникам, а какие просто красиво звучат.

Функции, которые никто не будет обслуживать, оплачиваются впустую.

Как принять работу и не переплатить

Приёмка начинается с договора и проекта, а не с осмотра телефонов на столах.

Что смотреть в документах и на объекте

Приёмка начинается с договора и проекта, а не с осмотра телефонов на столах. Набор функций подтверждается сверкой с договором, частая ошибка: оплачены, но не настроены. Кабельные линии подтверждаются протоколами испытаний, частая ошибка: нет даты и подписи. Порты и кросс подтверждаются схемой маркировки, частая ошибка: маркировка только на бумаге. Доступы подтверждаются логином администратора, частая ошибка: доступ остался у подрядчика.

Запросите исполнительную документацию: схемы, кабельный журнал, акты и пароли администратора.

Если работы касаются систем противопожарной защиты, подрядчика проверяют в реестре лицензий МЧС России.

Чек-лист перед подписанием акта

• Сверьте фактические функции со спецификацией и проектом.
• Запросите протоколы испытаний кабельных линий и схему маркировки портов.
• Получите исполнительную документацию и доступы администратора.
• Уточните порядок обслуживания, обновления лицензий и срок реакции.
• Проверьте подрядчика в реестре лицензий, если работы касаются противопожарных систем.

Ключевые выводы

• Число абонентов считают по рабочим местам с запасом на рост, а не по числу сотрудников в смену.
• IP-телефония работает по той же кабельной сети, что и данные, отдельная телефонная проводка не нужна.
• Интеграции и функции заказывают под конкретные сценарии объекта, иначе оплаченные опции останутся невостребованными.
• Приёмку ведут по проекту и спецификации, проверяя работу каждой заявленной функции.
• Если телефония связана с системами противопожарной защиты, подрядчику нужна лицензия МЧС на соответствующие виды работ.

Автор статьи: Жуков Глеб Сергеевич, руководитель проекта слаботочных систем компании «Электро».

Материал носит информационный характер. Состав работ, проектные решения и стоимость для конкретного объекта определяются после обследования.